Посадова інструкція секретаря

ЗАТВЕРДЖУЮ [Посада керівника підприємства] [Підпис] [П.І.Б.] «__» ________ 20__ р. ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СЕКРЕТАРЯ 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1.1. Секретар належить до категорії технічних виконавців. 1.2. Призначення на посаду секретаря та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства за поданням [Назва посади, наприклад, керівника відділу кадрів або безпосереднього керівника]. 1.3. Секретар безпосередньо підпорядковується [Назва посади, наприклад, директору підприємства або керівнику відділу]. 1.4. У своїй діяльності секретар керується чинним законодавством України, Статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, наказами та розпорядженнями керівництва, а також цією посадовою інструкцією. 1.5. На час відсутності секретаря (відпустка, хвороба, відрядження тощо) його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків. 2. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ 2.1. Здійснює прийом, реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, передає її керівництву та відповідним структурним підрозділам. 2.2. Організовує підготовку документів для відправлення, забезпечує їх реєстрацію та відправку. 2.3. Веде діловодство, формує справи відповідно до затвердженої номенклатури. 2.4. Приймає телефонні дзвінки, фіксує та передає інформацію керівництву та співробітникам. 2.5. Організовує прийом відвідувачів, забезпечує комфортні умови очікування. 2.6. Виконує доручення керівника щодо підготовки документів, звітів, презентацій. 2.7. Забезпечує життєдіяльність офісу: замовлення канцтоварів, води, інших необхідних матеріалів. 2.8. Контролює терміни виконання доручень керівництва. 2.9. Веде протоколи нарад та зборів. 2.10. Здійснює копіювально-розмножувальні роботи. 3. ПРАВА 3.1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються його діяльності. 3.2. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками. 3.3. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання своїх посадових обов'язків. 3.4. Отримувати від структурних підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання своїх завдань. 3.5. Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції. 4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ 4.1. Секретар несе відповідальність за: - Неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією інструкцією, в межах, визначених чинним трудовим законодавством України. - Правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України. - Заподіяння матеріальної шкоди підприємству в межах, визначених чинним трудовим та цивільним законодавством України. - Недотримання Правил внутрішнього трудового розпорядку, правил охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії.